「忙しいのに、なぜか前に進んでる実感がない…」
「タスクを頑張ってこなしても終わらない。。」
そんな時は、作業の棚卸しができていないことが原因かもしれません。
やることを見える化し、優先順位をつけるだけで、仕事の流れは劇的に変わります。
正しい優先順位つけることで
時間の使い方や外注すべき業務も、自然と見えてきます。
そこで今回は、実践しやすいタスク整理の5ステップをご紹介します！
① やるべきことを全部出して並べる
まずは頭の中をアウトプットし、今の作業をすべて“見える化”しましょう。
付箋やメモアプリを使って、細かく分けて書き出すのがポイント。
それだけで、やるべきことがグッと整理されて頭がスッキリします。
パソコン内だけでなく、紙に書き出すのも有効な方法です。
② やる順番を見極める
書き出した作業を、「重要かどうか」「急ぎかどうか」で4つに分けてみましょう。
- 重要で大事（A）
- 急ぎだけど重要ではない（B）
- 重要だけど急ぎではない（C）
- どちらでもない（D）
この整理だけでも、今すぐ取り組むべきことがクリアになります。
Aを優先的に進めます。
※Dは手放して良い事案の可能性が高いです。
また、BやCをオンライン秘書など外注化できる可能性が高いです。
③ 自分がやるべき仕事を絞る
「これは自分じゃなくてもいいかも」と思う作業は、切り分けて外に出すチャンス。
まずは、急ぎでも重要でもないことから、人に任せることを考えてみましょう。
その分の時間とエネルギーを、大切な仕事にしっかり使えるようになります。
④ ざっくりでも所要時間を決める
作業ごとに「どれくらい時間がかかりそうか」を考えてみましょう。
目安があるとスケジューリングしやすく、無理なく予定を組めます。
外注するときも、伝える基準として役立ちます。
⑤ タスクの中身を詳しく書き出す
ぼんやりした書き方では、手が止まってしまいがち。
作業を「何を・どこまで・どの順で」と具体的に書いておくと、迷わず着手できます。
内容がクリアになることで、集中力もぐっと上がり、無駄な時間も減っていきます。
頭の中が整理されると、
やるべきことがはっきりして、自然と行動もスムーズに。
手に余る作業は、誰かの力を借りて楽にしましょう。
「どう進めればいいかわからない」「ひとりで抱え込みがち」なときは、
ぜひSugo Online Officeにご相談ください。
あなたに合った方法で効率アップをサポートします。
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