「オンライン秘書って気になるけど、相談って何を話せばいいの？」
問い合わせの前に少し迷ってしまう方もいらっしゃいます。
忙しいのは確かだけれど、何が大変なのかうまく説明できなかったり、
業務が整理できていなかったり…。
どこから話せばいいのか悩んでしまうこともありますよね。
初回相談は、
まだ言葉になっていないモヤモヤを、一緒に整理していく時間です。
今回は、オンライン秘書の初回ヒアリングの流れをご紹介します！
初回ヒアリングの流れ
初めての相談では、次のようなステップで進めています。
①まずは事業内容をヒアリング
↓
②日々の業務やお悩みを共有
↓
③得意なこと・負担になっている業務の整理
↓
④見落としがちな業務もチェック
↓
⑤必要に応じてサポート内容をご提案
では、それぞれもう少し詳しく見ていきます。
①事業内容をヒアリング
初回のヒアリングでは、まずは事業内容を確認し、整理することから始めます。
今の働き方や時間の使い方を振り返りながら、
どんなサポートがあると働きやすくなるのかを確認していきます。
・普段どんなお仕事をしているのか
・どんな場面で忙しさを感じているのか
こうした大きな流れを伺いながら、今の働き方をゆっくり整理していきます。
話していくうちに、「ここにすごく時間を使っているな」
「この作業、実は負担だったかも」と気づき、気持ちも整っていきます。
② 日々の業務やお悩みの共有
少しずつ見えてきた輪郭をもとに、
次は、それぞれのお仕事についてもう少し具体的に見ていきます。
こんなことを一つずつ伺います。
・日々の業務の流れ
・最近、スムーズに進められなかった作業や迷うこと
・本当は手放したい作業
無理にきれいにまとめなくても大丈夫。
普段の作業も言葉にしてみると「意外と時間を使っていたこと」が見えてきます。
整理していくうちに、働き方の全体像がつかめて、負担を減らすヒントにもなります。
③得意なこと・負担になっている業務の整理
整理を進めながら、業務を“見える化”していきます。
- 得意なこと
- 苦手に感じること
- 本業にじっくり取り組みたい部分
- できれば誰かに任せたい作業
普段は当たり前にこなしている作業も、
こうして振り返ると意外と時間を使っていることに気づきます。
この気づきが、少しずつ負担を減らすヒントにもつながります。
④見落としがちな業務もチェック
相談の中では、つい後回しにしてしまう細かな作業も話題に上がります。
たとえば、資料やデータの整理や請求書の管理、
経理まわりのルーティンやその他の事務作業などです。
一つひとつは小さな作業でも、積み重なると意外と時間がかかります。
整理していくうちに、「あ、こういう作業もあったんだ」といった
ちょっとした発見につながることもあります。
⑤必要に応じてサポート内容をご提案
ヒアリングの流れの中で、希望があればサポート内容のご提案も行います。
興味のある方だけにお伝えしているので、「ちょっと話を聞いてみたい」
「相談した上で考えたい」という方ももちろん大丈夫です。
一度持ち帰ってゆっくり考える方も多く、アドバイスを聞くだけでもOKです。
ヒアリングは、働き方を整えるきっかけです
初回の相談で見えてくるのは、「自分が大切にしたい時間」だったりします。
本業に集中する時間、新しいチャレンジを考える時間、プライベートの余白――
こうした時間が、思った以上に削られていることも少なくありません。
誰かに話すことで、頭の中がスッと整理される瞬間もあるはずです。
オンライン秘書は、ただ作業を任せる存在ではなく、
ひとり社長の隣で働き方を整えるパートナーのような存在。
「ちょっと話してみようかな」
そんな気持ちが浮かんだときが、ちょうど良いタイミングかもしれません。
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